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| 舒乾:建立高效的企业会议文化 | |||||
作者：舒乾 文章来源：精品培训网 点击数： 更新时间：2007-2-8  |
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——烦恼 当企业发展到二三百人时，企业的制度化建设基本上也会跟上。由于部门多，人员也多，尽管规章制度建立起来了，企业的运转效率却慢了下来。为此，大会小会开了不少，三令五审，高层干部们费劲了心思，但公司的运转效率却并没提高多少。 运转效率降低的主要原因主要有以下这几个： 1、制度建设不完善。当制度建设不完善时，没事情时还好，一旦有事情，往往会出现相互扯皮的现象。部门内部有，部门之间有，几个部门相互推委的也有，如此，整个系统的效率自然降了下来。此外，制度建设不完善时，还会出现一种情况，具体事务时，无法确定责任人，自然就没有职员关心，事情到高层领导关注时，才能得到有效解决。 传说中的厕所下水道不通事故，经过一个月的大小会议，依然得不到解决，正是这种表现的经典。 2、职员相互不熟悉，沟通协调有障碍。公司大了后，各部门相应的都制定了自己部门的行为操守，而在中国的经济企业界，向领导负责是企业里通常的做法。除了相关对口单元，部门职员之间的走动并不是很大，相互不熟悉是很普遍的事情。当一件事情需要多部门协调时，往往需要多个部门领导同时出面协调，或者更高层的领导来协调，一旦出现某要害部门领导不在的情况，事情往往无法得到及时解决。 3、体系推行缓慢，影响企业下步运行。像汽车制造行业企业，在制度化建设完成后，往往会推行QS体系或ERP等相关管理体系。在体系推行过程中，因为职员之间的不熟悉，在很多需要协调的事情上，往往出现很多周折。自然，体系的运转速度也不由自主的缓慢下来，严重影响了企业下一步的计划。 4、精神面貌不足，职员企业形象差。由于各部门自行其事，各执其法，各部门内部的规章制度往往不尽相同，导致的部门职员精神面貌差异非常大。企业，是作为一个整体形象存在的，当客人来到企业时，只要客人认定一个部门的职员精神面貌不足，就会认为整个企业的精神面貌不够，这种评价与看法，对企业的生存是相当不利的。 5、办事拖拉，纪律性差。这种情况很是普遍，最常见的现象是，早已通知的会议，不但是职员，甚至干部，甚至总经理、老板，都习惯性的迟到，开个会议本来定好10：30，拖到10：45开的，并非个例。 这些是企业里最常见的效率降低现象，并不仅仅是这些，还有很多现象，这里不一一列足。 怎么解决这些问题，提高企业的运作效率呢？时硕科技无锡公司，这方面的作为，很是值得推广。 ——实例 每与朋友谈论到以上问题时，我往往会将时硕科技的做法，说给朋友听。时硕科技的做法中，最重要的是把会议变成企业培训文化，使得会议变成了公司职员学习的机会。时硕科技公司的会议，最重要的有两种。 ——体系运行前的培训。 还没有开展QS9000，公司各部门的骨干，就接到来自品质部的通知，需要参加品质部主导的QS体系的培训。公司每日例会上，厂领导特别提到，各部门的骨干干部和抽选职员，都需要参加培训，包括部门经理，均需无条件服从。 ——每日例会的素养培训。 最让干部头疼的，是公司每天举行的半小时每日例会。即不管你手头的工作是否完成，都必须参加每天中午前11：00的半小时统一会议，公司所有在厂干部以及各部门重要职员均需参加，干部不在的，需要指定代理人参加。每日例会的工作内容是，各部门干部在例会上向其他部门干部，汇报上一天例会中事件处理的进度，而手头没有任务、等待新任务分配的干部，也需列席参加。 ——实例的推行 企业中，很多制度体系的推行，都是夭折在执行过程中。要希望执行过程中不发生问题，或者少发生问题，就需要认真作好制度体系的推行工作。 不管策划有多好，计划有多妙，如果推行不力的话，再好的策划、计划也是零。 ——品质部主导的QS9000体系培训 一开始，品质部给每位参加培训的同事都发了课程通知，一周两次，共参加n课时，课程培训过程中进行中期效果考试，课程培训结束也需要考试。考试成绩优异者，予以奖励，并负责部门内部推行计划；中期考试不及格的职员，会收到挂名警告，两次考试均不及格的职员，则扣除绩效点数。课程培训期间，参加培训的各部门骨干、职员，均需在各部门内部开展类似的培训活动，定期由其他部门干职员进行监督考核打分。 ——每日例会的素养培训。 不管有事每事，均需列席参加的每日例会，成了每个参加例会成员最头疼的事情。厂长会遭到来自业务员的工作盘查，生产经理会受到品检巡查员的质问。凡是工作，只要没有完成，要么给个完成期限，要么给个理由。生产经理事务是最多的，受到的诘难也是最多的，以至于生产经理例会前，不得不将所有问题全部过问，以便在会议中回答各部门所提出的工作问题。 在每日例会中，有事没事必须列席参加的干部，不得不听厂长、财务、业务、生产、工程、品质、物流等等部门的工作汇报，以至于所有参加例会的干部，都能够准确的说出每个部门目前所处的工作状态，也知道了各部门干职员最为关心的工作议题，也明白了，假如自己在生产部或其他部门担任干部时，必须优先处理的事故以及如何管理该部门。 生产课长离职时，公司一纸内部调令，把我从工程部直接调到生产部担任干部，我也顺理成章的把工作任务接下来。显然，每日例会，功不可没。 ——其他培训文化。 还有其他的会议培训方式，比较常见采用的主要有： ——部门内工作会议。这种国内最常见的会议，也经常被采纳。最大的要求是，到点必须参加，以绩效点数计算控制。 ——无领导讨论小组。这种会议讨论，能够最大限度的让职员发言，也为国内企业广泛采纳。 ——部门内学习会议。各部门并非所有时间段均忙碌，总有空闲的时候。空闲的时间段内，举行部门内部 |
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