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| 企业档案知识管理之二：企业档案知识的特点及管理目标 | |||||
作者：邓文彪 文章来源：精品培训网 点击数： 更新时间：2007-2-7  |
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1、过去企业档案的类型及特点 过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种，且各自有一定特点，也有一定关系，这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。 1.1数据型档案 所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如，财务凭证档案、物品材料变动记录档案。 这类档案，有以下特点： (1) 过去的都是纸质凭证； (2) 各凭证即使按类别分开，各数据项也很难规范统计； (3) 这种档案的量很大，基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时，这类型档案转化成信息和知识的难度很大，所以仍然要独立管理，即按照“历史”记载 的思想进行管理。 1.2信息型档案 所谓信息型档案，就是对事(或物)实际过程的记录。例如：会议纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来帐目文件档案，质量陈述文件档案等。 这类档案，有以下特点： (1) 过去的都是纸质文档； (2) 有些文档可以转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片型； (3) 档案量也是很大的，有些可以作知识资源上升其管理，如会议纪要、重要事件记录等，有些则只能做为“历史”存档。 1.3知识型档案 所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文档资料。 如：科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。 这类档案，有以下特点： (1)过去的大多是纸质文件； (2)有些文件可转换成电子文字型 ，有些也只能扫描成数字图片型； (3)档案量也很大，但都是知识资源管理的主要内容。 1.4各类型档案对管理的要求 从以上各类型档案的分类分析，可以归成以下几种形式的文档： (1)“历史”数据型文档 在管理时，按照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理 (2)电子文字信息型文档 在管理时，也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理 (3)数字图片信息型文档 在管理时，可以按照知识资源管理方式进行管理 (4)知识型文档 在管理时，直接按照知识资源管理方式进行管理 2、今后企业档案的类型及管理特点 由于今后的档案，已经是在数字化、网络化下产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大变化 2.1档案来源多样化 (1)按内外分，可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等； (2)从媒质形式分：可以分为纸质、电子化、数字化 (3)从表达形式分：可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频 2.2档案依然有数据型、信息型、知识型 在今后，数据型主要产生于生产物流系统和财务系统，信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。 今后的三种类型档案几乎都是数字化的，并且是有规范的，所以在管理时可以遵循： (1) 数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管理 一般来讲，统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标进行设计，对数据定期或不定期进行统计，形成信息型文档。 再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总判断形成知识型文档。 (2) 信息型档案按照需求可直接应用，也可以转化成知识型文档进行管理 有些信息档案(如客户信息)就可以直接按文档看成是知识，进而按知识资源进行管理；有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分析方法进行分析、判断形成知识型文档，再按知识资源进行管理。 2.3档案处理的个性化、专家化 由于大多档案来源于专业人员，并都在网上形成或收集，那么这些专业人员本身就是非常好的档案收集者，只是收集整理时，还可能没有比较标准的规范化模板，因此，档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化，即提供给来源者以填写的标准模板。 专业人员按模板提交以后，可以送达档案管理者，也可以直接送达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。 2.4档案应用的及时化 未来档案管理的关键就在及时应用，尽快产生效益。做到这一点，也并不难，首先就须按上节叙述管理方式，由专业人员和专家委托方式快速整理，再根据档案知识多面性分类，确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度，采取推送方式、订阅方式等，将知识及时地送到需要它的人手中。 3、企业档案知识资源管理的目标 经过前面的阐述和分析，我们已基本说明了档案知识的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管理，还需要有更明确的目标定位。 3．1、档案管理必须上升到知识资源管理 作为方向性目标，这里我们重申企业档案管理的需求，目的是要： 解决目前企业档案管理存在的问题 以前档案管理就是信息时代下的管理，具有通常所讲的信息时代档案管理的问题，即有：收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人才，也需耗费大量的时间；档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际相关的信息；档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的；信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命。 通过知识资源管理，不仅要解决以上问题，还要做为知识管理的的先导做出样板，推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。 真正发挥企业档案知识的作用 档案知识的作用，归纳起来，在知识经济时代，应该发挥如下作用： (1) 决策支持“宝典”，即成为企业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法； (2) 岗位技能“摇篮”，即成为企业员工学习掌握岗位工作经验，方法的最主要来源； (3) 新品研究“跳板”，即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料； (4) 企业竞争“基石”，即让众多的档案知识成为具有知识产权的企业核心竞争知识； (5) 企业历史“窗口”，即发挥传统的档案记载“历史”的作用。 以上作用，特别是前四个作用，正是企业实施知识资源管理提升档案知识作用的初衷！ 3.2企业知识资源管理要支持 |
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